현대인들은 업무를 보며 혹은 소통을 하며 여러 가지 전자문서를 사용합니다. DOC(워드), XLS(엑셀), PPT(파워포인트), HWP(한글) 등 규격도 정말 다양하죠. 그중에서 최근 활용 빈도가 크게 높아진 전자문서 규격 중 하나가 바로 ‘PDF(Portable Document Format)’입니다.

대용량 PDF 문서 용량을 줄이고 싶을 때는 이렇게 하면 됩니다. 여기서는 6.85MB 크기의 홍보 카탈로그 PDF 파일을 압축해 보겠습니다.

PDF 파일 용량을 줄이는 가장 간단한 방법은, 어도비사가 제공하는 PDF 압축 서비스를 이용하는 것입니다(PDF 문서 규격은 어도비사가 만들었습니다). 인터넷이 연결돼 있으면 언제 어디서나 사용 가능하며, PC뿐 아니라 스마트폰, 태블릿PC 같은 모바일 기기로도 줄일 수 있습니다.

해당 사이트에 들어가서, ‘파일 선택’을 누르고 압축하려는 PDF 파일을 찾아 선택합니다. PC라면 해당 파일을 마우스로 끌어서(드래그 앤 드롭) 웹페이지 화면에 가져다 놓을 수 있습니다.

압축 수준을 정하고 ‘압축’을 누르면, 압축 과정을 거쳐 ‘압축된 PDF가 준비됨’이라는 메시지가 뜹니다. 여기서 ‘다운로드’를 선택하면 압축 완료된 PDF 파일을 다운로드할 수 있죠. 6.85MB 용량의 원본 PDF 파일이 1.67MB로 확 줄었습니다.

어도비 온라인 서비스를 통한 PDF 압축은 사용법은 이처럼 간단합니다. 다만 최초 1회 사용 시에는 로그인 없이 바로 사용할 수 있지만, 이후로는 웹사이트 로그인을 해야 합니다. 어도비 계정을 새로 만드는 데(회원가입) 비용이 드는 건 아니지만 번거로운 것은 사실이죠.

참고로, 이와 유사한 PDF 무료 압축 서비스로 ‘스몰PDF(Smallpdf)’도 있습니다. 사용 방법도 어도비 온라인과 거의 비슷합니다. 다만 무료 사용자는 높은 압축률 기능을 이용할 수 없으며(보통 압축률만 가능), 파일 1개 압축 후 5분 정도 기다려야 다른 파일을 압축할 수 있는 제한이 좀 있습니다.

알PDF 설치 후 실행한 다음, 초기 메뉴 상단에 있는 ‘PDF 최적화’를 선택해 압축할 PDF를 선택합니다. 혹은 ‘파일 열기’를 먼저 선택해 해당 파일을 열고, 상단 ‘도구’ 탭의 ‘PDF 최적화’ 항목을 눌러 PDF 파일 압축을 실행해도 됩니다.

파일의 압축 수준을 설정하는 메뉴가 뜨는데, 이는 어도비 온라인 서비스와 마찬가지로, 압축 수준이 높을수록 용량은 줄어들지만 이미지 품질 저하도 심해집니다. 이번에도 압축 수준은 ‘높음’으로 선택했습니다.

이제 ‘적용’을 누르면 잠시 후 최종 압축된 PDF 파일 용량을 보여줍니다. 6.85MB에서 1.15MB로, 83.21%만큼 파일 용량이 줄어들었네요. 압축된 PDF 파일을 열어 별다른 문제가 없음을 확인하면, 상단 ‘파일’ 탭을 눌러 ‘저장’ 혹은 ‘다른 이름으로 저장’을 선택하면 압축된 PDF 파일이 최종 생성됩니다.

다만 앞서 언급한 대로, 현재는 PC에서만 사용할 수 있으며, 개인이 아닌 기업이나 기관은 반드시 유료 버전을 구매해야 합니다.